DIGITAL STAGE MANAGEMENT
ÉVÉNEMENTS
VIRTUELS
Votre partenaire privilégié
Préambule
Suite aux multiples challenges auxquels les entreprises ont dû faire face ces dernières années (pandémie, télétravail, inflation, crise énergétique, etc.), les événements virtuels se sont installés dans les habitudes de nombreuses entreprises.
Nous devons aujourd’hui faire face à de nouveaux défis : attirer les visiteurs, capter et conserver l’attention tout en offrant une performance fluide qui répond aux objectifs fixés.
Nous vous accompagnons dans la réussite de ce challenge !
Kapabli
- Votre partenaire privilégié pour vos événements virtuels
- La tranquillité d'esprit pour la gestion technique de vos événements
Pourquoi choisir le virtuel ?
- Augmenter la portée de votre événement (jusqu’à 10 000 participants)
- Être plus flexible (adaptations, reports, imprévus)
- Des événement moins chers
- Des événement plus éco-responsables
- Des collaborateurs moins sollicités (pas de longs déplacements, équilibre vie pro / vie perso)
Kapabli vous accompagne de A à Z dans la réalisation de tous vos événements virtuels.
Conception et coordination
ÉVÉNEMENTS VIRTUELS
Conception de votre évènement : ergonomie & design
En partant de votre intention et de vos objectifs, nous concevons avec vous le programme de votre événement. Nous mettons en adéquation votre intention, vos objectifs, l’expérience utilisateur de vos participants et les contraintes techniques.
Suite aux rendez-vous de conception, nous créons un conducteur détaillé qui présente le découpage séquentiel de votre événement, l’intention de chaque séquence, les timings, les rôles de chacun et la technique.
Pour cela, nous nous appuyons sur notre expérience à la fois en design de séminaires et en coordination d’événements virtuels.
Coordination / Chef de projet
Nous assurons la coordination de l’ensemble des aspects de votre événement distanciel ou hybride.
Nous assurons la coordination du support technique, des techniciens, des intervenants et de l’ensemble des parties prenantes de l’événement.
Nous vous recommandons des prestataires de confiance pour faire de votre événement une réussite.
Prestations techniques
ÉVÉNEMENTS VIRTUELS
Hôte technique
Nous mettons à votre disposition un technicien spécialiste des événements virtuels (producer, tech host, digital stage manager).
Ses missions
- Configuration des outils en amont et tests de contrôle (collaboratifs, interactifs et de visioconférence)
- Mise à disposition des liens de visioconférence
- Test technique avec les intervenants en amont (son, vidéo, lumière, réseau…)
- Accueil des intervenants et interprètes
- Ouverture de la salle d’attente
- Réalisation live (mise en avant des speakers)
- Partage des médias (slides, audio et vidéo)
- Gestion des outils interactifs et collaboratifs
- Diffusion de timer
- Enregistrement
- Hotline pour les participants et les intervenants
Concentrez-vous sur l’animation et les participants, il prend en main le reste !
Diffusion
Nous pouvons diffuser votre événement sur :
- Une plateforme évènementielle dédiée
- Un outil de visioconférence (Zoom, Webex, Teams…)
- Un outil webinaire (Livestorm, GotoMeeting…)
- En streaming sur vos réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, YouTube…)
Nous utiliserons la plateforme qui correspond le mieux à votre besoin et à vos usages.
Nous mettons à disposition nos comptes professionnels pour chaque plateforme.
Vous pouvez également nous confier l’administration de vos comptes pour une période donnée en toute sécurité.
Studio live
Dans vos locaux ou en extérieur, nous vous proposons de déployer un véritable studio professionnel de streaming.
Nos prestations vont de la simple diffusion en direct mono caméra une réalisation complète multi caméra dirigée par un réalisateur présentes sur le lieu de tournage.
Besoin d’intégrer un intervenant qui se trouve à distance du lieu de tournage ?
Nous l’intégrons virtuellement au live avec une faible latence pour un rendu naturel, comme s’il était physiquement présent sur le lieu de tournage.
Nos prestataires spécialisés et leur matériel professionnel vous garantissent une image et un son de qualité.
Studio virtuel
Nous vous proposons la mise en place d’un véritable studio virtuel augmenté :
- Création de décors sur mesure
- Conception de visuels et de vidéos
- Bannières (ex : nom / fonction des intervenants)
- Univers 2D ou 3D
- Incrustation sur fond vert
Hybride
Une partie de vos participants sont en présentiel et l’autre en présentiel ? Vous souhaitez organiser un événement hybride ?
Nous mettons en place les conditions pour que l’expérience des participants en ligne comme en présentiel soit la plus qualitative possible.
Nous créerons des salles physiques et virtuelles hybrides afin que chacun puisse participer pleinement au temps collectif.
Réseau
Vous n’êtes pas sûr de la qualité du débit de votre réseau internet ?
Votre réseau est soumis à des blocages dû aux pare-feu ?
Vous souhaitez organiser votre événement dans un endroit isolé ?
Nous vous proposons une solution d’accès internet haut débit et wifi événementiel sur des lieux où rien ne passe à l’aide des technologies 4G, 5G et Starlink.
Metavers et réalité virtuelle
Nous vous accompagnons dans la réalisation de vos événements innovants en réalité virtuelle et technologie immersive.
Nous vous mettons à dispositions des casques de réalité virtuelle et créons avec vous, une expérience sur mesure dans le metavers.
Montage vidéo & Replays
- Option 1 : vidéo brute (sans montage)
- Option 2 : montage simple avec slide en introduction et en conclusion
- Option 3 : montage premium avec ajustements, recoupes (longueurs, hésitations, imperfections) et ajouts d’éléments graphiques (intro, conclusion, phrases clés, chapitrage…).
Création de votre studio streaming
Vous organisez régulièrement des événements à distance ?
Vous souhaitez investir dans un studio streaming de qualité à un tarif accessible ?
Nous vous accompagnons dans le dimensionnement, le choix, l’installation et la configuration de votre studio de streaming fixe.
Un studio streaming dans vos locaux c’est plus de souplesse, des coûts réduits et un studio utilisable par vos collaborateurs sans grandes connaissances techniques.
Animation
ÉVÉNEMENTS VIRTUELS
Facilitation, modération & animation
Nous vous proposons deux types d’intervenants en fonction de votre besoin et de la typologie de votre événement :
Un animateur “Monsieur Loyal” qui assurera l’accueil des participants, la distribution de la parole aux intervenants, la modération et la gestion des interactions avec les participants.
Un facilitateur responsable de l’animation des temps collaboratifs : échange en sous-groupes, icebreakers, outils d’intelligence collective.
Outils interactifs
Faites réagir votre audience à l’aide d’outils interactifs ! Ces outils permettent d’avoir un feedback des participants à travers des sondages, quizz, nuages de mots, etc.
Outils collaboratifs
Vous souhaitez que votre audience échange et réfléchisse ensemble ?
Vous souhaitez créer :
- Des rencontres
- Des temps d’échange et de collaboration
- Récolter ensemble les fruits de leur réflexion…
Avec l’aide d’outils collaboratifs testés et approuvés par nos équipes, nous vous proposons de stimuler l’intelligence collective et de créer une émulation productive au sein de votre événement.
Formation
Nous assurons la formation de vos collaborateurs, intervenants et participants aux outils interactifs, collaboratifs et de visioconférence.
Nous proposons des sessions de coaching et des répétitions en amont des événements pour s’assurer de la qualité de l’intervention (cadrage, lumière, son, connexion internet…)
Et plus encore
ÉVÉNEMENTS VIRTUELS
Multilingue
Vous souhaitez que votre événement soit accessible en plusieurs langues ?
Avec notre réseau d’interprètes professionnels de confiance, nous vous proposons l’interprétation en direct et multilingue de vos événements virtuels.
Nos interprètes partenaires sont très professionnels, habitués à exercer lors d’événements à forts enjeux et à intervenir à distance.
Scribing / facilitation visuelle
Vous souhaitez illustrer votre événement, avoir une représentation graphique en direct des échanges et réactions de votre auditoire ?
Pour cela nous vous proposons l’intervention d’un scriber (ou facilitateur visuel).
Ce dernier va produire en direct des illustrations qui pourront être projetées, ajoutées à des outils collaboratifs type tableau blanc et qui vous seront également transmises après l’évènement (pour être utilisées dans votre communication par exemple).
La facilitation graphique permet de saisir visuellement les échanges et l’ambiance qui se dégage de ce temps fort. Elle apporte une réelle plus-value à votre événement, pensez-y !
Synthèse
Nous vous proposons une synthèse rédigée de votre événement avec :
- Un document PDF qui reprend les productions des participants dans les outils interactifs et collaboratifs, les slides, les illustrations, etc.
- Un export brut des outils interactifs et collaboratifs
Nous mettons à votre disposition un service d’intelligence artificielle afin de résumer les données et verbatims collectées lors de votre événement.
KAPABLI
Agiles et en constant apprentissage des outils technologiques les plus récents, nous sommes forces de proposition et capables de nous adapter à vos process.
